新型コロナウィルスの影響もあり、オンラインでの面接・面談を導入している企業も少なくありません。
オンライン面談では「Zoom」や「Skype」、「Google meet」などのWeb会議ツールを利用して、インターネット経由でやりとりします。
本記事では、直に顔を合わせる対面式とは違う、オンラインならではの課題・注意点や、すぐに実践できるコツについてご紹介します。

印象づくりは重要

採用活動における面談の役割は「求職者の適性を見極める」という面接の側面だけでなく、求職者側にとって「この会社で働きたい」と感じてもらえるかどうか、自社をプレゼンする側面もあります。
パソコンやスマートフォンのビデオ通話越しでは、表情や声のトーンなど細かなニュアンスが伝わりにくいので、目線や話し方だけでなく撮影環境にまで気を配らないと好印象を与えることはできません。
また、直に顔を合わせない環境下では、対面式の面談では当たり前にできていることができない、といったケースも想定されますので、オンラインならではの注意点を念頭に置いて、十分な準備をして面談に臨むようにしましょう。

まずは動作環境をチェック

Zoomを使うのか、Google meetを使うのかなど、相手や自分の環境に合わせて使用するツールについて事前確認し、面談を行う環境できちんとチェックしましょう。

• カメラやマイクは問題なく動作するか
• 通信回線は安定しているか
• 表示される名前に問題はないか
• 画面共有やメッセージなどの機能は使えるか

上記のような動作確認を行い、万が一に備えてパソコンだけでなくスマートフォンから接続可能かどうかも確認しておくとベターです。

バーチャル背景はアリ？ナシ？

ZoomやSkype、Google meetなどのWeb会議ツールには、バーチャル背景という機能があるのをご存知でしょうか？
たとえば自宅から接続する場合に、映したくない背景を隠して別の画像を背景にすることができる機能です。
便利な機能ですが、オンライン面談ではできるだけバーチャル背景を使わず、オフィスや会議室を背景に映しておいた方が良いです。

バーチャル背景のデメリット

使わない方が良い理由の一つに、対面とは違う「心理的な距離」が挙げられます。
コミュニケーションの基本として、嘘をついたり隠しごとをしない、というのは重要なポイントです。
また、やみくもにバーチャル背景を使ってしまうと、画面越しに伝わるパーソナルな情報、つまり担当者本人や会社の魅力が伝わりにくくなってしまいます。
ただでさえオンラインで見えない部分が多い環境ですから、オフィスや会議室がどう映り込むか、画面から見える印象を考えてセッティングしてみるのも良いかもしれません。
極端な例ですが、後ろの壁に「〇〇さん、よろしくお願いします！」と手書きの紙を貼ってみるなど、ちょっとした会話のきっかけに使えるような仕込みをするのもおすすめです。

オリジナル背景がおすすめ

ただ、どうしても背景を映せない環境でバーチャル背景に頼る場合もあると思います。
そんなときは、オリジナルのバーチャル背景画像を用意してはいかがでしょうか？
まったく関係のない宇宙や海の写真ではなく、自分の名前や趣味といったプロフィールを背景に載せたりして会話のきっかけ作りをしても良いと思います。

「カメラ映り」のコツ

ビデオ通話での「カメラ映り」は、カメラや使用ツールの性能にもよりますが、あまり鮮明ではありません。
画質の粗さは難点も隠してくれるのですが、やはり好印象を与えるために気をつけたいポイントをご紹介します。

身だしなみは大丈夫か

当然ですが、整髪、髭、化粧、服装などの身だしなみには気を配りましょう。

カメラに対して正面を向いて映っているか

ノートパソコンのカメラを使うと、下からのアングルになりがちで威圧的に感じられます。
パソコンの下に箱や本などを敷いて、目線の高さに合うように調節しましょう。
また、椅子に座った状態で斜めにならないよう、椅子の高さや座る姿勢にも気を配るようにしましょう。

頭の際から胸までしっかり画面に収まっているか

あまりアップになり過ぎないよう、頭の先から握り拳ひとつ分程度は空間ができるように位置を調整しましょう。

常にカメラ目線で

会話中にメモやタイピングをしていると、目線が下になりがちです。
カメラ越しに目線を合わせるのは難しいですが、意識的にカメラのレンズに目線を向けるようにしましょう。

顔がはっきり分かる明るさか

部屋全体の明るさだけでなく、手元にLEDライトを用意するなど、顔がはっきり分かるように明るさに気を配りましょう。
窓を背にすると逆光で顔が暗くなってしまいますので、窓際で行う場合は光の差し込む場所に注意しましょう。

「話し方」のコツ

ビデオ通話越しの会話は、通信環境などの影響でタイムラグがあったり、マイクやイヤホンの影響で音質に難があったりします。
対面の会話のつもりで話していると思うように伝わらなかったりしますので、話し方で気をつけたいポイントをご紹介します。

騒音、話し声などが入らない環境で

窓やドアを閉めたり、周囲に人が居る場合は通話中の会話は控えてもらうように伝えたり、雑音をシャットアウトする環境を整えましょう。
また、面談中に着信音やバイブレーションの音が入らないように、スマホやパソコンの通知も切っておくようにしましょう。

はっきり丁寧を心がける

マイク越し、イヤホン越しの会話は、対面よりも聞き取りづらく、多少のタイムラグも考慮しなければいけません。
いつもより「ハキハキと話す」ことを意識したり、「ゆっくり丁寧に話す」ようにしましょう。
気づかないうちに早口で捲し立ててしまい印象が悪くなることも想定されますので、自分の感覚で「少し遅い」と感じるくらい丁寧に話すようにしましょう。

相手の発言が終わるのを待つ

ビデオ通話ではその場の空気が伝わりづらく、相手と話すタイミングが被ることがあります。
相手の反応に気を配り、ある程度の間をとって話すようにしましょう。
また、自分の会話の区切りに「ここまでの話はよろしいですか？」など確認を挟んで相手のタイミングをつくるとベター。

リアクションは大きく

ビデオ通話は淡々と進んでしまいがちなので、うなずく、相槌をうつ、手振りなどジェスチャーを交える、といったリアクションを大きめにしましょう。

オンライン向けの資料作成

ビデオ通話では、会社案内や事業案内など、画面共有機能を使って資料を見てもらうシーンも想定されます。
画面共有で見やすいように、資料の内容を調整しましょう。

横向きのレイアウトで資料を作る

画面に収まりやすいよう、資料は横向きのレイアウトで作成しましょう。

画面に収まる情報量が多過ぎないか、細かすぎないか

細かい文字は読みづらいので、1画面に収める文字のボリュームに気をつけましょう。

資料作成はプロに依頼する

自前の資料はデザイン性や構成が稚拙だったり、悪印象の原因になりかねません。見やすく、情報の整理された資料を作るため、その道のプロに依頼するというのもひとつの手段です。

ジーエスコンサルティングでは、採用のシーンで使うために特化した会社案内など、目的に応じた資料作成を承っております。
資料作成でお悩みなら、ぜひお気軽にご相談ください。