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採用に役立つテンプレート集｜今すぐ使える応募対応マニュアル

2021年9月9日

WEBからの応募は「いつの間にか連絡がつかなくなる…」といったお悩みを抱えている採用担当者さまも多いのではないでしょうか？
そんな課題も、電話やメールを送るタイミングや、初回のヒアリング内容など、連絡の取り方次第で大幅に改善できます。
本記事では、私たちも実践している採用シーンにおけるコンタクトの取り方、ルールやテンプレートなどについてご紹介します。

まず重要なのはスピード

WEBサイトからエントリーする応募者は、同時に複数の企業に応募しているケースも少なくありません。
最初の数社からの連絡を受けたら、4社目、5社目からの連絡はもはや邪魔扱いされることも想定できます。
競合他社に先を越されないように、応募が確認できたら1番にコンタクトを取ることが最重要事項です。

理想は3分以内の電話連絡

WEB応募の場合、多くの応募者がスマホからのアクセスです。
つまり、素早いリアクションが取れれば、スマホを操作している最中に架電することができ、コンタクト率が格段に上がります。
理想は3分以内、最低でも30分以内に架電するように徹底しましょう。

固定番号と携帯番号の併用

固定電話番号からの着信は取らない、という方も一定数います。
固定電話でつながらない場合、携帯番号からかけることでコンタクト率を上げることができます。

SMSの活用

メール連絡に返信がない場合、電話番号で送信するSMS（ショートメッセージサービス）の利用がおすすめです。
そもそもEメールは迷惑メールフィルタにより届いていないケースも考えられるため、電話番号同士のメールで確実に届くSMSを活用してみましょう。

アポイント率を高めるには

応募者とのファーストコンタクトは、その後の面接・面談につながるかどうか重要なポイントです。
この項目では、アポイント率を高めるためのコツをご紹介します。

求人サイト名を名乗る

応募者は、社名より求人媒体名の方を強く認識しがちなので、企業名を伝えたところで警戒心が解かれない場合があります。留守電にメッセージを残す際に、社名だけでなく「利用された求人サイト」の名前を名乗ると、折り返しの連絡が来る確率に大きく影響します。

メッセージ例
「〇〇求人サイトより、ご応募いただきありがとうございます。株式会社〇〇の〇〇と申します。」

面談の概要・メリットを伝える

面接と聞くと必要以上に構えてしまう応募者も少なくありません。
アポイントを取る際には、下記のポイントをおさえて簡潔に伝えるようにしましょう。

選考の場（面接）ではない
応募された案件についての詳細説明が主な目的である
WEBに掲載されていない案件も紹介できる
所要時間は1時間程度（応募者都合で調整も可能）

メッセージ例
今回、ご応募いただいたお仕事ですが、ありがたいことにたくさんのご応募いただいており、
残りの枠が少ないので、早めに詳細のご説明をしたいと思います。
〇〇様の現在の就業状況も踏まえて30分から1時間ほどでお話する機会を設けられればと思います。
また、本案件以外にも〇〇様のご希望を考慮した未公開案件をご紹介可能です。

電話ヒアリングは簡潔に

電話での詳細なヒアリングは、応募者との間に心理的障壁が生まれます。
詳細情報は面談で確認できるので、電話でのヒアリングは簡潔に、応募者の温度感などを見極めるための最低限の質問に留めましょう。ワンポイント仕事を探す際の優先基準を確認することが重要です。下記の項目を参考にヒアリングしてみましょう。
応募者が重視している要望を提供できなければ、定着しません。

手取り
通勤（交通手段・時間）
内容（体の負担）
時間（時間帯・残業）
休み（希望日の休みやすさ・固定休日）

日程調整でも主導権を握る

面談日程を決める際には、「いつ面談に来れますか？」ではなく、こちらから提示した日程から選んで回答できるようにしましょう。メッセージ例「○日と○日だと、どちらがよろしいでしょうか？」

また、面談日程も競合他社に先を越されると、アポイント率が落ちていきます。
応募に対する温度感も日に日に低下するため、早めに面談日程を設定することが重要です。
理想は3日以内、最低でも10日以内に設定し、来社が難しい場合はオンライン面談や電話面談も提示しましょう。

面談のハードルを下げる

応募者にとって、面談には心理的なハードルがつきまといます。
できるだけ不安要素を取り除くため、実践しやすい対応手段をまとめました。

書類なしOKを伝える

あくまで面談であり、選考の場ではないので書類がなくても大丈夫と伝えると、ぐっと心理的なハードルが下がります。
履歴書や職務経歴書などの必要書類は、面談時に見本を用意してその場で書いてもらうことも可能です。

メッセージ例
「履歴書・職務経歴書はお持ちいただくとスムーズですが、お忙しくて間に合わなければ書類がなくても大丈夫ですよ。」

私服OKを伝える

スーツを持っていない、どんな服が良いかわからない、といった点をハードルに感じる方も一定数いらっしゃいます。
選考の場ではないことのアピールもできるので、あえて私服で大丈夫だと伝えることが重要です。

メッセージ例
「あくまで、私どもの面談であって選考の面接ではありませんので、服装については、スーツでなくても大丈夫ですよ。」

次回以降の連絡手段の確認

連絡手段を応募者に合わせることが、次回以降の連絡をとる際に重要です。
電話とメールだけでなく、LINEやFacebookなどのSNSにも対応することで、お互い連絡しやすい環境を確認しましょう。

メッセージ例
「今後の連絡ですが、電話でよろしいでしょうか？他の連絡方法がよろしければ、LINEなどのSNSにも対応できます。」

心理学を応用する

心理学を応用して、応募者の行動にある程度の制約をかけることが可能です。
採用のシーンで活用できる心理学のテクニックをご紹介します。

女性オペレーター

男性のオペレーターより、女性オペレーターの方が角が立たずスムーズに話をすすめやすくなります。
特に男性の応募者が多い場合は、驚くほど面接率が高まります。
また、メールやSNSなどの書面対応の場合、ビジネス文章に慣れてない層に対しては、フランクに絵文字やスタンプを使用するのも効果的です。

メッセージ例
「○○さんとの面談、楽しみにしています！(# ^ . ^ #)」

ラベリング

「〇〇さんは誠実そうですね」など応募者にラベルを貼ることで、そのラベルを保とうと、実際に誠実な行動をしてくれるようになります。

メッセージ例
「〇〇さんは誠実そうですね！色々な人とこうやって話しているので、電話越しでもだいたいわかるんですよね！〇〇さんとお会いできるのを楽しみにしていますね。」

キャンセルに釘を刺す

あらかじめ無断のキャンセルがないように、あえて明確に伝えて釘を刺すことで、応募者はドタキャンしづらくなります。

メッセージ例
「〇〇さんはないとは思いますが、最近無断のキャンセルをする人がいて、無断のキャンセルはお互い気持ちの良いものではないので、もしどうしても都合が悪くなった時には、早めに一報くださいね。」

電話後の対応

連絡がつかなくなったり、面談日にドタキャンが発生したり、といったリスクを減らするために、電話後にとるべき行動をまとめました。

リマインド

応募者都合でのドタキャンを防ぐため、前日に、応募者に合わせた連絡手段でリマインドを送りましょう。

メッセージ例
〇〇さん明日の面談の確認です！
明日〇月○日〇時に△にて面談となっています！
お気をつけてお越しください！
〇〇さんとお会いできることを楽しみにしていますね。

情報収集や社内共有

FacebookなどSNSの普及により、個人名の検索でさらなる本人情報を事前確認できる場合があります。
また、応募者の進捗状況管理のため、応募情報を記載したデータを社内共有できるようにしましょう。
メール連絡の際には代表アドレスなどをccに入れることで、社内共有が図れます。

無断キャンセル対応

ドタキャンがあった場合は、交通事故にあったことなどを心配する旨の安否確認連絡を入れましょう。
相手の良心をくすぐることで、罪悪感から連絡が再開できる可能性があります。

メッセージ例
「〇〇さん、ご無事でしょうか？交通事故などにあってはいませんよね? 以前そのようなケースがありましたため、とても心配してます。安否確認のためご一報いただけたらと思います。」

すぐに使えるメールテンプレート

コンタクトメール

電話がつながらない場合

〇〇様

〇〇からご応募いただき、誠にありがとうございます。
株式会社〇〇の〇〇と申します。
面接を行う前に５分ほどお仕事の内容をお電話でお伝え出来ればと思います。
折返し、ご連絡頂くか、SNSでご希望の日時をご連絡いただけますでしょうか。

TEL：0000000000
MAIL：aaaaaaaa@aaa.com
LINE ID：aaaaaa

*************************************************************

〇〇様からのご連絡を心よりお待ち申し上げております。
何卒よろしくお願い致します。

リマインドメール

前日のリマインド

〇〇様

株式会社〇〇の〇〇です。明日の面談の詳細のご連絡です！
明日〇〇さんとお会いできることを楽しみにしています。

【明日の詳細】
日時：○月〇日場所：〇〇持ち物：〇〇服装：私服
※万が一ご都合がつかなくなった際は、お手数ですがご連絡お願いします。

TEL：0000000000
MAIL：aaaaaaaa@aaa.com LINE ID：aaaaaa

※Googleマップで面接場所・駐車場所の地図を送っておきましょう